O prontuário é uma das principais ferramentas de trabalho do médico, mas muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre adotar o formato digital, principalmente quando pensam na migração e na segurança de seus dados.

O tradicional prontuário de papel, no entanto, tem se tornado cada vez mais ultrapassado, especialmente em tempos de distanciamento social. Para oferecer um atendimento de qualidade ao paciente, hoje é preciso pensar em incorporar a tecnologia, inclusive com o uso de um prontuário eletrônico do paciente (PEP).

Neste artigo, você saberá mais detalhes sobre o que é o PEP e quais são as vantagens em relação ao prontuário de papel. Confira!

O que é o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é um modelo de prontuário médico padronizado e digital, no qual é possível acessar, registrar, armazenar e controlar informações sobre a saúde dos pacientes. 

Neste documento digital fica armazenado o histórico do paciente ao longo da vida, permitindo que os médicos tomem decisões sobre qual o melhor tratamento ou procedimento de maneira mais embasada.

Graças à tecnologia disponível atualmente, o prontuário médico, antes feito de papel, pode ser mantido de maneira totalmente digital. Este novo formato abriu caminhos para facilitar a gestão de clínicas e consultórios, além de ajudar os profissionais a chegarem a diagnósticos mais acurados, assim como manter um registro atualizado das informações dos pacientes. 

O uso do PEP na prática

Para entender o uso prático desta ferramenta, é interessante conhecer como outros médicos usam o PEP de forma bem-sucedida.

Um exemplo é a endocrinologista Dhianah Santini. A especialista começou a usar a ferramenta de campanhas da Doctoralia para comunicar uma mudança de endereço aos pacientes. Foi o início de um processo de digitalização dos dados dos pacientes, incluindo os prontuários.

"Na época em que comecei a atender, todos os meus dados ainda ficavam no papel. Além de não ter mais espaço para armazenar tanto documento, imagine como era difícil para a minha secretária encontrar um prontuário em meio a outros dois mil?", conta.

Por atender em diferentes consultórios e também a distância, o acesso a partir de qualquer dispositivo, proporcionado pela ferramenta, é um facilitador.

O que diz a legislação sobre o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?

No Brasil, o uso do Prontuário Eletrônico do Paciente é regulamentado pela Lei 13.787, de 2018. A norma trata da "digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente". 

Conforme a norma, o processo de digitalização do prontuário deve ser feito de forma a garantir a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento. A versão digital do documento terá o mesmo valor probatório do documento original que foi digitalizado, assim como os novos dados introduzidos. 

A legislação diz ainda que os meios de armazenamento de prontuário eletrônico devem proteger o documento do acesso, uso, reprodução e destruição não autorizados. Após o prazo de 20 anos a partir do último registro realizado, o prontuário pode ser eliminado ou, alternativamente, devolvido ao paciente.

A importância da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Quando se fala em PEP, é preciso observar também o que diz a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Aprovada em 2018, a norma tem o objetivo de regular as atividades de tratamento de dados pessoais na internet. Isso inclui, também, as ferramentas de prontuário eletrônico. 

Os responsáveis pelo PEP devem, portanto, respeitar os direitos de privacidade dos pacientes, conforme previsto na LGPD. As informações devem ser protegidas, de modo a evitar o acesso por parte de pessoas não autorizadas. Caso haja vazamento de dados, por exemplo, os responsáveis pelo prontuário podem ser punidos com multas e outras sanções previstas na lei.

Por que migrar para o prontuário eletrônico?

O prontuário eletrônico traz uma série de benefícios para a clínica ou consultório. Conheça alguns dos principais:

Segurança de dados

Implantar o prontuário eletrônico é ter os dados dos seus pacientes preservados com mais segurança.

Quando armazenado em papel, o prontuário fica sujeito a rasuras, extravios, roubos e outros danos causados pelo tempo. Além disso, a letra do médico pode ser ilegível, dificultando a compreensão e o compartilhamento com o paciente.

Com o PEP, o documento é padronizado e armazenado com mais segurança. As plataformas mais modernas mantêm os dados em nuvem, em servidores externos, e acessíveis somente para quem tem o usuário e a senha do programa/software de prontuário. Dessa forma, os dados ficam protegidos mesmo que os computadores da instituição de saúde tenham problemas técnicos ou sejam furtados, por exemplo.

Ganho de tempo

Com a adoção do PEP, médicos também ganham produtividade. Em vez de se preocupar em localizar o documento e organizar as informações de todos os pacientes agendados para o dia, o profissional obtém esses dados  em poucos cliques de seu computador, conseguindo agilizar o atendimento e dar mais atenção ao paciente.

Além disso, a maioria dos prontuários eletrônicos permite que sejam salvos diversos modelos do documento, como PDF, JPEG, JPG, XLS, DOC. 

Assim, o profissional pode focar no que interessa: oferecer um atendimento humanizado a cada paciente. O resultado são pacientes satisfeitos e fiéis à clínica ou consultório.

Mobilidade

Celular, computador, tablet. O PEP pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo. Basta uma conexão com a internet, login e senha e o médico tem acesso aos dados do paciente. 

Pense em um especialista que atende em diferentes consultórios e esqueceu o computador em um deles, por exemplo. Não é preciso atrasar as próximas consultas voltando para buscá-lo. Basta acessar o software de prontuário pelo celular. 

O mesmo acontece no caso de uma emergência, em que cada segundo conta para preservar a vida de quem está sendo atendido. Em todas essas ocasiões, os prontuários estão disponíveis a poucos cliques de distância.

Informações em um só lugar

A instituição de saúde que usa prontuários de papel tem uma grande desvantagem em relação àquelas que já adotaram a versão eletrônica. 

No formato tradicional, as informações não ficam centralizadas, nem integradas, enquanto no arquivo digital, os dados estão reunidos no mesmo local. Dessa forma, o profissional de saúde consegue fazer uma análise detalhada e, com base nisso, dar prosseguimento com o melhor tratamento. Isso também poupa tempo do profissional, que não precisa fazer as mesmas perguntas ao paciente outra vez.

Redução de custos

Com o prontuário de papel, a clínica precisa de espaço para o armazenamento. Como os documentos precisam ser guardados por ao menos 20 anos, a necessidade de estrutura física só aumenta ao longo do tempo.

E se tudo isso fosse substituído por arquivos digitais? Imagine quanto espaço você economizaria. Poderia ser possível até expandir os consultórios ou liberar espaço na recepção para deixar os pacientes mais confortáveis.

Além de espaço físico, a clínica também economiza dinheiro, já que os gastos constantes com papel e impressões são eliminados. Assim, sobra orçamento para investir em uma ferramenta moderna e digital, que contribua para uma melhor experiência dos pacientes e, é claro, com o meio ambiente.